Louer une salle événementielle pour un événement corporatif ou privé, c’est un processus délicat. Votre célébration est importante et c’est important de se poser les bonnes questions avant de s’engager. Comme ça, vous serez certain de vivre une journée satisfaisante le moment venu.

Alors, quels sont les aspects à examiner avant de sélectionner la salle pour votre événement?

L’accessibilité de la salle événementielle à louer

1. L’emplacement

Avant de louer votre salle événementielle, assurez-vous qu’elle est disposée dans un emplacement facilement accessible. Vos invités doivent pouvoir s’y rendre facilement en voiture et, si nécessaire, en transport en commun. 

2. Le stationnement

Assurez-vous qu’il y a suffisamment de stationnement à proximité et que des bornes de recharge pour véhicules électriques sont facilement accessibles.  Si le stationnement est payant, vos invités apprécieront des laissez-passer de courtoisie.

3. L’accessibilité aux personnes à mobilité réduite

Pour les  invités qui vivent une situation de mobilité réduite, assurez-vous de choisir une salle événementielle à louer appropriée. Ascenseur, absences de marches, dégagement suffisant dans les toilettes. En organisant votre événement dans un espace universellement accessible, vous ferez preuve de sensibilité et d’inclusivité.

L’aménagement de la salle événementielle à louer

4. La capacité

Dépendamment de l’usage que vous en faites, la capacité d’une salle varie. Un cocktail, un banquet ou une soirée dansante ne demandent pas le même nombre de pieds carrés par invité. Discutez des détails de votre événement avec l’équipe organisatrice qui gère la salle événementielle à louer pour planifier.

5. La variété de l’espace

Votre salle comprend-elle l’accès à une terrasse adjacente? À une piste de danse? Une cuisine traiteur? Les réponses à ces questions influenceront votre choix. Si votre événement a lieu durant la saison froide, assurez-vous qu’un vestiaire de courtoisie est disponible pour vos invités.

6. Le mobilier

Devrez-vous louer votre mobilier, des chaises aux nappes en passant par les éléments de décoration? Renseignez-vous à l’avance. Si la salle fournit une partie ou la totalité du matériel, demandez à voir les couleurs et les dimensions précises et des photos d’événements similaires. 

7. L’équipement technologique

Explorez si la salle événementielle à louer comprend du matériel audiovisuel de bonne qualité. Certaines salles comprennent des écrans et des haut-parleurs de haute qualité intégrés directement dans l’espace. Lorsque vous planifierez votre programme musical de la soirée, n’oubliez pas de le prendre en compte.

8. L’exclusivité

La salle événementielle à louer fait-elle partie d’un centre événementiel où d’autres événements auront lieu le même jour? Ou plutôt aurez-vous l’accès exclusif à l’espace ou à l’étage complet?

Les services compris

9. Accompagnement avant l’événement

Discutez en détail des rôles et responsabilités en amont du Jour J. L’équipe de la salle événementielle à louer pourra-t-elle vous aider à organiser l’événement? Devrez-vous trouver et coordonner tous les fournisseurs, louer le mobilier, monter et décorer la salle? Certaines salles comme 2C2B Événements à Mascouche offrent un service clé en main pour un événement réussi à tout coup.

10. Durant l’événement

Assurez-vous d’avoir une équipe ressource sur place durant le jour J. Elle sera particulièrement utile pour gérer les petites urgences. Comme ça vous pourrez pleinement profiter de votre événement, sans vous soucier de régler les imprévus. 

11. Après l’événement

Posez des questions sur l’après-événement. Qui démontera la salle? Y a-t-il des frais de nettoyage?  Qu’arrive-t-il en cas de dégât? Voilà des questions importantes à aborder avant de signer l’entente afin d’éviter des surprises.

12. Les services complémentaires

Il y a des salles événementielles à louer qui offrent des services complémentaires complet, de la planification événementielle au service traiteur. Selon vos besoins, ces services sur mesure peuvent inclure le photographe, le vidéographe, l’équipe de service, le DJ, le karaoké et même un service de raccompagnement ou de gardiennage.

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